Eigen regie medewerkers

Mariet Wolterbeek, directeur-bestuurder bij Bibliotheek Z-O-U-T, was direct geïnteresseerd toen de training Stimuleren van persoonlijke ontwikkeling van Stichting BibliotheekWerk op haar pad kwam. Volgens Mariet is Bibliotheek Z-O-U-T een platte organisatie waarbij het personeel veel vrijheid en eigen verantwoordelijkheid heeft. ‘Meer autonomie zorgt voor meer werkplezier en bevlogen medewerkers, maar tegelijkertijd vraagt het ook wat van vaardigheden en competenties. Zeker met het oog op de maatschappelijke functie van de bibliotheek is het belangrijk dat we als organisatie wendbaar zijn en kunnen inspelen op maatschappelijke ontwikkelingen’, aldus Mariet.

Mariet vertelt: ‘Z-O-U-T staat voor Zuid Oost Utrecht. We zijn een samenwerkingsverband van 11 bibliotheken in de gemeenten Utrechtse Heuvelrug, Renswoude, Rhenen en Wijk bij Duurstede. Het samenvoegen van verschillende stichtingen met ieder eigen processen, ideeën en financieringen was een hele uitdaging. Zakelijk gezien heb ik dit heel gestructureerd en pragmatisch aangepakt, maar je hebt ook te maken met de menselijke factor. Zo wil ik dat alle medewerkers zich gehoord en gezien voelen. Daarbij gaat iedereen op een andere manier om met veranderingen. Je moet dus naast gestructureerd en pragmatisch ook mensgericht zijn. Niet alleen tijdens een fusie, maar ook in de transitie naar de bibliotheek van de toekomst. Professionele én persoonlijke ontwikkeling zijn hierbij cruciaal. Tijdens de training kregen we tips en tools aangereikt waarmee je als leidinggevende inzicht krijgt in de verschillende manieren waarop mensen omgaan met verandering en hoe je hierover het gesprek kunt aangaan.’

Samen werken aan een nieuwe visie

Hoe bouw je met elkaar aan de toekomst en beweeg je mee met de veranderingen om je heen? Daarover zegt Mariet: ‘Door medewerkers deelgenoot te maken van de strategische doelstellingen en ze eigen verantwoordelijkheid te geven. Zo zijn onze teams zelf verantwoordelijk voor hun budget en de bijbehorende werkplannen. Ook stellen we medewerkers de vraag ‘hoe ziet de ideale bibliotheek eruit?’ We gaan op deze manier met elkaar in gesprek over de toekomst van de bibliotheek. Soms idealistisch, soms realistisch. Maar altijd met het doel om de bibliotheek als maatschappelijke organisatie zo optimaal mogelijk in te zetten. Daarbij voorzien we dat we, nog meer dan nu het geval is, gaan fungeren als een plek van ontmoeting. Een plek waar mensen met elkaar kunnen lezen, leren en debatteren en waar bezoekers kunnen genieten van kunst, cultuur en andere vormen van vrijetijdsbesteding. Collecties zijn hier ondergeschikt aan. We gaan ons meer richten op het in verbinding brengen van mensen en het opbouwen en onderhouden van communities. Hiervoor is diversiteit van nieuwe producten, diensten én functieprofielen nodig. Dit vraagt om nieuwe competenties en vaardigheden van ons in de bibliotheek.’

‘Hoe meer diversiteit je hebt binnen je team, hoe beter je kunt aansluiten bij wat de samenleving nodig heeft.’

Patronen doorbreken

‘De training heeft mij geprikkeld om met een bredere blik naar onze organisatie te kijken en bestaande patronen te doorbreken. Trainer Sara van Broekhoven liet zien dat het soms ook goed is om op een abstract niveau na te denken in plaats van meteen pragmatisch aan de slag te gaan. Ook vond ik de instrumenten zoals de praatplaten die tijdens de training aan bod kwamen interessant. De praatplaten zijn een mooi uitgangspunt om veranderingen in de bibliotheeksector te bespreken en samen invulling te geven aan wat die veranderingen vragen van zowel medewerkers als leidinggevenden. Het was waardevol om daarover van gedachten te wisselen met andere deelnemers van de training. Zij kwamen met leuke suggesties die mij aan het denken hebben gezet. Bijvoorbeeld op het gebied technologie en social media. Hierdoor ben ik me er nóg meer van bewust dat innovatieve en creatieve ideeën vragen om verschillende vaardigheden, talenten en eigenschappen. Diversiteit draagt daaraan bij. Hoe meer diversiteit je hebt binnen je team, hoe beter je kunt aansluiten bij wat de samenleving nodig heeft. De eerste stappen op dat gebied hebben we gezet, maar er valt nog veel te winnen. De bibliotheek is er voor iedereen, ongeacht leeftijd, geslacht, inkomen, etniciteit of voorkeuren. Ons personeel zou daarvan een afspiegeling moeten zijn.’

Anderen laten excelleren

‘Goed leidinggeven is anderen laten excelleren. Ik wil medewerkers bewust maken van de waarde die zij met hun eigen vaardigheden, inzichten en talenten kunnen toevoegen. Daarbij vind ik het belangrijk dat zij zelf het initiatief nemen om te leren en te groeien in hun vak. Als manager wil ik vooral faciliterend zijn. We dagen medewerkers uit om actief na te denken over hun ontwikkeling. Dit doen we in individuele gesprekken, met ontwikkelingsplannen en in teamverband. Experimenterend leren is daar een mooie aanvulling op. Deze aanpak daagt medewerkers uit om zelf aan de slag te gaan met nieuwe suggesties en ideeën en daar vervolgens op te reflecteren. Wat heeft het opgeleverd? Welke inzichten heb je opgedaan? Wat ging goed en wat kan beter? Zo krijgen medewerkers de ruimte om op een laagdrempelige en leuke manier nieuwe kennis en vaardigheden op te doen en zichzelf te blijven ontwikkelen. Ik geloof heel erg dat die eigen regie bijdraagt aan meer werkplezier en betrokkenheid.’